Access володіє великим набором можливостей і інструментів для роботи з базами даних. Перед користувачами, які використовують цю програму, можуть ставитися різні завдання, які потрібно вміти вирішувати. У цій статті розберемося, як створити звіт в Access, що це таке і для чого він потрібен. Давайте ж почнемо. Поїхали!
Звіти в Microsoft Access служать для виведення на екран або друку інформації з бази даних. Будь-звіт можна створити на основі таблиці або на основі запиту. Робиться це дуже просто, всього в пару кліків.
Для початку у вас повинна бути готова таблиця, з даними якої ви будете працювати. Потім виділіть потрібну таблицю у вікні "Всі об'єкти Access", розташованому ліворуч, перейдіть на вкладку "Створення" і натисніть кнопку "Звіт" в однойменному розділі. Все готово. Перед вами буде сформований програмою звіт на основі інформації, що міститься в таблиці.
Після цього ви можете перейти на вкладку "Конструктор", щоб відредагувати поля, розділи та інше. Щоб вийти з режиму конструктора, клацніть правою кнопкою миші по вкладці таблиці і виберіть пункт "Подання звіту". Не забудьте зберегти перед виходом.
Для більш складних випадків використовуйте "Майстер звітів", відповідна кнопка знаходиться в тій же вкладці "Створення", цей інструмент стане в нагоді в тому випадку, якщо необхідно оперувати з даними з декількох таблиць відразу.
У вікні, виберіть зі списку ті таблиці і запити, з яких будуть взяті поля (їх також необхідно вказувати). Закінчивши, натисніть кнопку "Далі". У наступному вікні вам буде запропоновано вибрати відповідний вид представлення даних. Потім ви можете згрупувати вибрані поля на свій розсуд. Просто виберіть потрібне поле і натисніть на кнопку зі стрілкою. Далі, відкриється вікно сортування записів. Робити сортування необов'язково, тому ви можете пропустити цей етап. У наступному вікні виберіть "Макет" (ступінчастий, блок, структура) і "Орієнтацію" (книжкова, альбомна). Залиште відміченим пункт "Налаштувати ширину полів для розміщення на одній сторінці". Після цього залишається ввести назву і натиснути кнопку "Готово".
Щоб виправити загальний вигляд і некоректно відображаються дані, перейдіть в режим конструктора. Там ви можете виділяти окремі поля і переміщати їх за допомогою стрілок на клавіатурі або мишкою.Прибрати великі проміжки між стовпцями, можна не переходячи в "Конструктор". Досить пересунути кордону курсором миші. У разі, якщо частина даних у вас відображаються у вигляді решіток "#", просто збільште ці поля і інформація буде відображена коректно. У режимі конструктора можна змінювати колір тексту, підкладки, заголовки.
Існує можливість створення певних осередків, в яких буде розраховуватися сума, різниця або твір на основі даних з таблиць або запитів. Для цього виділіть потрібне поле і натисніть кнопку "Итоги", розташовану на панелі інструментів в розділі "Угруповання та підсумки". В меню оберіть "Число записів" або "Кількість значень" в залежності від того, які перед вами стоять завдання.
У звітах Access автоматично проставляються сірі смуги, які деяким користувачам можуть припасти до душі. Щоб прибрати їх, перейдіть в режим конструктора, виділіть "Область даних", клікніть правою клавішею миші та виберіть у списку "Властивості". Справа з'явиться вікно, в якому необхідно знайти рядок "Колір фону чергування". Скопіюйте "Фон 1" з "Колір фону" і вставте в "Колір фону чергування".Те ж саме повторіть з розділом "Примітки групи".
Ще один спосіб створення - "Конструктор звітів". Натиснувши цю кнопку, перед вами з'явиться область, в яку потрібно додати поля за допомогою відповідної кнопки в стрічці інструментів.
Тепер ви будете знати, як зробити звіт у Microsoft Access. Це дозволить вам краще працювати з базами даних. Залишайте в коментарях свою думку про цю статтю: виявилася вона корисною, і питайте, якщо щось залишилося незрозумілим.
