Збереження Microsoft Office Word - одна з основних функцій програми. Ця дія, при якому набраний текст перетворюється в мультимедійний, який, в свою чергу, можна зберігати і переглядати на комп'ютері, а також переміщати на інші носії і передавати по мережі. Фіксація даних потрібна для того, щоб не втратити зміни, внесені при редагуванні документа. Цю функцію бажано використовувати якомога частіше - тоді зменшиться ризик втрати даних при виключенні програми або комп'ютера.
Є два види запису медіафайлу в Word:
- "Зберегти" - використовуючи цю функцію при редагуванні, ви будете оновлювати документ, щоб не загубити прогрес. Це потрібно при роботі з одним текстом.
- "Зберегти як" - буде створено новий документ, який буде представляти собою копію актуальної версії оригіналу. Исходник, в свою чергу, залишиться недоторканим.
Існує багато способів захистити текст від втрати, які відрізняються за складністю та функціоналу. Їх об'єднують загальні рекомендації по використанню:
- Робіть це до виходу з програми. При закритті редактора з'являється вікно, в якому буде запропоновано зафіксувати зміни. Варіанти відповіді - "Так", "Ні" і "Скасувати".При натисканні першої кнопки текст запишеться (комп'ютер запропонує вибрати назву і директорію), але користувачі нерідко помиляються і клацають на "Ні". У такому випадку документ просто закриється і все буде втрачено. При натисканні "Скасувати" програма не буде закрита, і ви зможете далі працювати з файлом.
- Фіксуйте зміни якомога частіше. Це дозволить запобігти випадковій втрату великої кількості введених даних при випадковому закриття або несправності з програмою або комп'ютером.
- Записуйте текст у форматі, який підходить для подальшого використання. Наприклад, якщо планується перегляд і редагування в старих версіях програми або на інших пристроях.
- Перед відправленням документа іншому людині використовуйте "Інспектор документів" - за допомогою цієї функції можна вилучити конфіденційну інформацію і підвищити безпеку використання.
- Чи не зберігайте два документа одного формату з однаковою назвою - буде записаний тільки останній, а перший віддалиться.
зміст
- 1 Ім'я та формат документа Word
- 2 Перше збереження (створення)
- 3 Збереження як нового
- 4 Збереження як шаблон
- 5 Як записати на компакт-диск
- 6 Як зберегти на USB-носії
- 7 Як записати з віддаленим доступом
- 7.1 Як зберегти в SharePoint
- 7.2 Як записати в OneDrive
- 8 Як зробити так, щоб його можна було відкрити в старих версіях Word
- 9 Як записати в альтернативному форматі
- 10 Як записати в PDF або XPS
- 11 Як зберегти як веб-сторінки
- 12 Збереження в простих форматах
- 13 Як зберегти прогрес якщо завис Word
- 14 Автозбереження Word
- 15 підсумок
Ім'я та формат документа Word
Ім'я складається з двох частин - назви та розширення. При першому збереженні тексту в Ворд ви можете вказати їх у вигляді "Name.docx" (ім'я до точки, формат - після). Ця можливість доступна при використанні будь-якого способу фіксації змін. Крім того, ви можете вказати дані і після повторного редагування, натиснувши "Зберегти як". Мультимедійний з новою назвою та розширенням з'явиться окремо. Використовуйте такий формат, який підходить для всіх пристроїв, на яких планується читати і змінювати текст. Найбільш універсальний для Ворд - .doc
Перше збереження (створення)
Кожен користувач Ворд повинен знати, як створити в ньому документ. Зробити це досить просто - є 3 способи:
- Натиснути "Зберегти" або "Зберегти як" при першому редагуванні нового медіафайлу;
- Натиснути Ctrl + "S" - ця функція дублює першу;
- Спробувати закрити вікно - програма сама запропонує зафіксувати зміни.
Незалежно від того, яким варіантом ви скористаєтеся, з'явиться вікно запису. Ви зможете вибрати директорію і найменування. Налаштуйте ці параметри на вимогу.
Збереження як нового
Вже створений документ можна записати як новий. В такому випадку оригінал залишиться, а змінена копія з новою назвою буде зафіксована у вказаній директорії. Для цього потрібно:
- В "Файл" натиснути "Зберегти як";
- Ввести найменування документа;
- Вказати формат;
- Вибрати розташування і натиснути "ОК".
Збереження як шаблон
Щоб запобігти змінам в запису оригінальних даних, але зробити інший файл на їх основі, зробіть шаблон:
- Відкрийте потрібний текст;
- Перейдіть в "Файл";
- Клкніте "Зберегти як";
- Виберіть "Цей комп'ютер" і розташування;
- Введіть назву тексту;
- Виберіть формат "Шаблон";
- Збережіть.
Так ви зможете використовувати документ Ворд як исходника при створенні нового. Щоб зробити це, відкрийте текстовий редактор і натисніть "Створити" - "Створити з наявного".
Як записати на компакт-диск
Для того щоб записати текст з Ворд на оптичний носій, потрібно:
- Помістити носій в привід для запису;
- Вибрати один з варіантів - "Записуваний компакт-диск" або "Перезаписуваний" (другий дозволяє багаторазово записувати і стирати інформацію);
- Натисніть "Пуск" - "Комп'ютер" і натисніть на стрілку поруч з цим елементом;
- Розгорнеться список доступних дисків;
- В обраний вами перенесіть певні мультимедійні дані;
- Клікнути "Записати диск" і "Як флеш-накопичувач USB" або "З програвачем CD / DVD" - залежить від бажаних вимог;
- Зробіть назву диска;
- Далі робіть все за інструкцією на екрані.
Поради для запису тексту на компакт-диск:
- Не намагайтеся вмістити на носій кількість даних, яке перевищує допустимий обсяг. Ємність диска вказана на упаковці (а іноді на ньому самому). Якщо мультимедійні дані великі, краще зберегти їх на DVD з можливістю запису і перезапису. Правда, не всі версії Windows працюють з копіюванням DVD. Доведеться використовувати спеціальні програми.
- Перевірте, щоб на носії було достатньо місця для створення тимчасових медіафайлів, які необхідні для правильного запису. Стандартний диск в Windows вимагає до 700 МБ, більш швидкі - до 1 ГБ.
- Після завершення процедури копіювання перевірте носій, щоб переконатися, що дані були перенесені і збережені.
Як зберегти на USB-носії
Такий варіант запису потрібен тоді, коли потрібно передати текст Word - особливо якщо на іншому пристрої немає доступу до інтернету. Для цього потрібно:
- Вставте USB-пристрій в порт;
- Натисніть "Файл";
- Виберіть "Зберегти як";
- Виберіть "Комп'ютер" або двічі клікніть по "USB-накопичувач" в "Пристрої зі знімними носіями";
- Введіть назву документа;
- Натисніть "Зберегти".
Як записати з віддаленим доступом
Запис даних в інтернеті - зручний спосіб зберігати дані, так як доступ до них можливий в різних місцях. Досить, щоб комп'ютери були підключені до мережі. Для цього потрібно:
- Відкрити "Файл";
- Клікнути "Зберегти як";
- Вибрати мережеву папку;
- Якщо вона синхронізована з комп'ютером, вкажіть її в переліку в області "Комп'ютер";
- Ви також можете почати вводити назву папки в "Файл" і натиснути Enter;
- Введіть найменування файлу, з яким ви хочете його записати, і натисніть "Зберегти".
Як зберегти в SharePoint
алгоритм:
- Відкрити "Файл";
- Клікнути "Зберегти", відправити і вибрати "Зберегти в SharePoint";
- Вибрати розташування для запису, натиснути "Зберегти як";
- У діалоговому вікні підтвердити запис.
Як записати в OneDrive
алгоритм:
- Відкрити "Файл";
- Клікнути "Зберегти на веб-сайті";
- Натиснути "Увійти в систему", авторизуватися за допомогою Windows Live ID, натиснути "ОК";
- Виберіть папку OneDrive, клікніть "Зберегти як";
- Введіть ім'я файлу і зробіть запис.
Документ стане доступний в OneDrive. Ви можете надати іншим користувачам право перегляду або редагування. Для цього поділіться з ними посиланням на папку.
Як зробити так, щоб його можна було відкрити в старих версіях Word
Формат ".docx", який є базовим у сучасних версіях Microsoft Office, не може бути використаний в Word 2003 і раніших програмах. Його можна відкрити тільки при установці спеціального пакета сумісності. Для того щоб уникнути завантажень, досить записати текст в ".doc". Правда, в цьому випадку може стати недоступним форматування, застосоване за допомогою інструментів Word 2010 і новіше. Для того щоб записати в ".doc", потрібно:
- Відкрити "Файл";
- Вибрати "Зберегти як";
- Ввести ім'я файлу, натиснути "Зберегти";
- У випадаючому списку вказати розширення "Документ Word 97-2003" і змінити на ".doc";
- Ввести ім'я документа і підтвердити.
Як записати в альтернативному форматі
Якщо вам потрібно зробити запис даних для роботи користувачів, які, можливо, будуть відкривати і редагувати його на комп'ютерах з іншими можливостями, можна вибрати альтернативне розширення. Це також дозволяє регулювати функціонал самого файлу - наприклад, зробити його недоступним для зміни. Найчастіше використовуються:
- PDF і XPS для того, щоб обмежити від редагування і розв'язати лише перегляд;
- Розширення веб-сторінки, для перегляду тексту в браузері;
- TXT, RTF, ODT і DOC - для роботи на комп'ютерах або в програмах з обмеженим функціоналом.
Як записати в PDF або XPS
Ці формати - найдоступніші і популярні для того, щоб обмежити редагування. Одержувач документа зможе тільки переглядати вміст. Щоб зробити таку настройку, потрібно:
- Відкрити "Файл";
- Вибрати "Зберегти як";
- Ввести ім'я тексту в відповідне поле;
- У списку вибору типу файлу вказати PDF або XPS;
- Якщо перегляд буде тільки в мережі, можна зменшити розміри - клікніть "Мінімальний розмір";
- Якщо потрібно частково записати текст, включити записані правки, властивості файлу або створити гіперпосилання, виберіть відповідні пункти в "Параметри";
- Підтвердіть зміни.
Як зберегти як веб-сторінки
Цей варіант підходить для читання в браузері. Він не переносить макет тексту. Записати можна як у вигляді звичайної HTML-сторінки, так і в якості документа, який поєднує в собі всі мультимедійні дані (MHTML). Для цього:
- Натисніть "Файл";
- Виберіть "Зберегти як";
- При публікації знайдіть ім'я сервера і натисніть на нього один раз;
- Введіть найменування файлу;
- В поле "Тип" вкажіть "Веб-сторінка" або альтернативу - "в одному файлі";
- Підтвердіть зміни.
Збереження в простих форматах
Цей варіант потрібен для того, щоб записати текст в простому розширенні, яке можуть "читати" майже всі програми для редагування. Найпростіший з них - ".txt". Також можна вибрати ".rtf", ".odt" і ".wps". Важливо враховувати, що їх використання може призвести до втрати форматування та макета. Застосовуйте розширення тільки тоді, коли важливий сам текст, а не його властивості. Для цього:
- Відкрийте "Файл";
- Виберіть "Зберегти як";
- Введіть найменування тексту;
- Виберіть тип медіафайлу - один з вищеописаних;
- Підтвердіть зміни.
Як зберегти прогрес якщо завис Word
Нерідко, особливо на "слабких" комп'ютерах, трапляються неполадки з програмами.Вихід з ладу Ворд може привести до того, що ви загубите дані, введені останнім часом. Є три способи спробувати відновити текст після того, як програма або комп'ютер дали збій:
- Викликати диспетчер задач (Ctrl + Alt + Delete) і "Зняти завдання" Ворд. Швидше за все, система запитає, записати чи зміни. Документ знову відкриється через кілька хвилин і буде включати в себе останні дані.
- Якщо сеанс роботи було завершено некоректно, ви можете знайти дані в тимчасовій папці C: \ Documents and Settings \ ім'я користувача \ Local Settings \ Temp. Туди потрапляють копії документів, що не були записані належним чином. Так, навіть при виключенні комп'ютера є шанс повернути текст.
- Перекласти ПК в "Сплячий режим". Після цього "розбудіть" його. Спосіб допомагає від зависання.
Автозбереження Word
Ця опція працює в програмі за умовчанням - документ записується кожні 10 хвилин. Проте, при роботі з документом краще переконатися, що немає ніякого ризику і перевірити наявність галочки навпроти функції автозбереження. Крім того, ви можете змінити інтервал. Функція потрібна для комп'ютерів, які часто вимикаються - так ви не втратите текст, який був введе до чергового моменту запису.Для включення і налаштування:
- Натисніть "Файл" - "Параметри" - "Збереження";
- Переконайтеся, що галочка біля "Автозбереження" встановлена;
- Виставте бажаний інтервал записи прогресу;
- Натисніть "ОК".
Для того щоб видалити автосохранение, пройдіть по цьому ж шляху і зніміть галочку в меню.
підсумок
Запис прогресу - одна з головних функцій при роботі з текстом. Ворд дозволяє не просто записати прогрес, а зробити це в одному з безлічі форматів і принципово різних сервісів.
