Сортування в Excel - це функція, вбудована в офісний пакет Microsoft Office, що дозволяє здійснювати аналітичні дослідження, швидко відшукувати необхідні показники. Якщо досконально вивчити, як зробити сортування в Excel, багато завдань, супроводжувані аналізом даних, будуть виконуватися швидко і з абсолютною точністю.
Для пошуку потрібної інформації застосовують спеціальні фільтри
зміст
- 1 Сортування за вказаними числовим значенням
- 1.1 Фільтр по зростанню і зменшенням
- 2 Сортування по іншим параметрам
- 2.1 Установка фільтра за датою і формату
Сортування за вказаними числовим значенням
Аналіз виконаної роботи, обсягів продажів, зростання прибутку, успішності учнів, закупівлі додаткових матеріалів супроводжуються виділенням параметрів, що мають максимальний і мінімальний показники. Звичайно, якщо таблиця невелика, то користувач зможе просто так знайти оптимальний показник. Але в тих випадках, коли Excel має занадто багато рядків і стовпців, без застосування вбудованих функцій, що дозволяють впорядкувати таблицю, знайти бажаний показник можна, але доведеться витратити велику кількість робочого часу.
Можна вчинити набагато практичніше, ознайомитися з інформацією, як сортувати в Excel, і відразу приступити до практичного закріплення отриманих знань.
Фільтр по зростанню і зменшенням
Відсортувати дані по зростанню або зменшенням зовсім просто. Необхідно тільки з'ясувати, чи супроводжується таблиця численними формулами. Якщо це так, то краще за все перед тим, як сортувати дані, таблицю перенести на новий лист, що дозволить уникнути порушень в формулах або випадкового розриву посилань.
Крім цього, запасний варіант таблиці ніколи не завадить, оскільки іноді, заплутавшись у власних міркуваннях, бажаючи повернутися до первісного варіанта, здійснити це буде важко, якщо не буде створена попередня копія.
Отже, спочатку необхідно виділити таблицю, що підлягає проведенню аналізу. Далі слід перейти на новий лист, натиснути правою кнопкою миші, а потім клікнути по рядку "Спеціальна вставка". Перед користувачем на екрані з'явиться вікно з параметрами, серед яких потрібно вибрати параметр "Значення", після чого натиснути "Ок".
Тепер дублюючий варіант створений, тому можна приступати до подальших дій.Щоб повністю зрозуміти, як впорядкувати таблицю в Excel по зростанню, необхідно виділити знову всю таблицю, потім перейти у вкладку "Дані", там серед кількох інструментів буде знаходитися і бажаний "Сортування", за яким потрібно клікнути.
У вікні параметрів є рядок "Мої дані містять заголовки". Біля неї розташоване маленьке віконце, в якому слід поставити галочку. Залишається виставити в нижче відкрилися вікнах стовпець, який підлягає аналізу, а також варіант бажаної сортування: за зростанням або спаданням. Далі погоджуємося з виставленими параметрами, після чого таблиця продемонструє миттєво бажаний результат, позбавляючи від багатогодинної виснажливої роботи.
Якщо необхідно здійснити сортування не у всій таблиці, а тільки в одному стовпці, дії будуть практично такими ж, за винятком тільки двох моментів. Спочатку слід виділити не всю таблицю, а лише бажаний стовпчик, а згодом, коли Excel запропонує автоматично розширити діапазон, щоб здійснити сортування, потрібно відмовитися від цього, встановивши галочку поруч з фразою "Сортувати у межах зазначеного діапазону".
Сортування по іншим параметрам
Іноді, працюючи в Excel, виникає необхідність відсортувати не числові значення за зростанням або спаданням, а дещо інші параметри, тому можна ознайомитися з практичними порадами досвідчених користувачів, завдяки яким легко розібратися, як в Excel впорядкувати за датою або за форматом осередків.
Установка фільтра за датою і формату
Принцип сортування залишається практично тим же самим. Користувачеві потрібно виділити таблицю, вказати стовпець, який підлягає аналізу, після чого клікнути по одному із запропонованих дій: "Сортувати від старих до нових" або "Сортувати від нових до старих". Після таких дій таблиця відсортує всю інформацію або дані за датою.
Іноді дуже важливо здійснити такі дії повторно. У таблиці вбудована така можливість. Немає необхідності повторно вводити кілька бажаних параметрів, досить в фільтрі клікнути по елементу "Повторити повторно".
Іноді фільтр може дати збій, але причиною, швидше за все, буде некоректне відображення деяких форматів. Зокрема, якщо в деяких осередках дані будуть внесені не в форматі дати, то сортування буде здійснена не зовсім правильно.
Якщо виникла нагальна проблема впорядкувати таблицю за форматом осередків, спочатку також бажано її перенести на новий лист, тільки тепер після натискання правою кнопкою миші по рядку "Спеціальна вставка" необхідно вибрати параметр "Формати". Тоді на новий лист будуть перенесені не тільки всі дані, але і приємним формати, а формули знову будуть виключені.
Залишається знову зайти в фільтр, в його параметрах вибрати сортування за кольором осередків, далі в розпочатому колірному вікні вибрати колір, який після сортування повинен знаходитися зверху або внизу. Після натискання на "Ок" таблиця видасть миттєвий результат.
Якщо щось пішло не так, потрібно знати, як скасувати сортування в Excel, скориставшись одним з двох нескладних дій. Можна просто натискати кілька разів дві одночасно затиснуті клавіші (Ctrl + Z) до тих пір, поки таблиця не прийме первинний вигляд. Якщо ж дій було скоєно багато, простіше скасувати сортування другим способом, закривши таблицю без збереження, після чого знову її відкрити і приступити заново до роботи.
Отже, робота з фільтром в Excel не представляє складності. Досить одного разу, спираючись на рекомендації,впорядкувати дані, як згодом стане все зрозумілим настільки, що вам вже буде легко самостійно освоїти і інші параметри фільтра.
